Prozessbegleitung bei der Implementierung von Six Sigma 

Im Folgenden wird ein möglicher Prozess zur Einführung von Six Sigma bei einem mittelständischen Unternehmen beschrieben. Zielstellung ist der Aufbau eines tragfähigen Systems der nachhaltigen Verbesserungsarbeit mit Einbindung möglichst vieler qualifizierter Mitarbeiter und zu erschwinglichen Kosten.

1. Vorstellung des Verbesserungs-Systems: Six Sigma´

Die Geschäftsführung entscheidet klar über die Einführung von Six Sigma, setzt sich erste grobe Rahmenziele und benennt einen Projektverantwortlichen aus ihren Reihen, vorzugsweise den CEO oder den Geschäftsführer.

2. Orientierung / Vorbereitung / Planung

Auswahl des Personenkreises für das Koordinationsteam, das für die Planung des Six Sigma Prozesses eingesetzt wird. Es studiert die möglichen Lösungen, nimmt Rücksprache mit den Beratern und erarbeitet einen ersten konkreten Vorschlag für den weiteren Prozess im Unternehmen.
Allgemeine Informationen an den Betriebsrat durch das Koordinationsteam werden in Rücksprache mit dem Trainer weitergeleitet.
Das Management wird in einem zweitägigen Workshop in Six Sigma eingeführt und auf seine Rolle im Prozess vorbereitet.
In diesem Workshop wird die Form der weiteren Steuerung des Prozesses vereinbart, dies bedeutet die Einigung auf einen Koordinator mit Festlegung der Aufgaben und eventuell eine Verabredung weiterer Aktivitäten.
Die Form des Project Reviews wird diskutiert und festgelegt und die Mitglieder des Project Review Boards werden bestimmt.
Der Six Sigma Prozess wird diskutiert und verabschiedet. Klare Zielstellungen für den Six Sigma Prozess werden so formuliert, dass sie für die Mitarbeiter verständlich sind und bekannt gemacht werden können.
Eine erste Sammlung möglicher Projekte wird angelegt und für jedes der Themen wird ein Auftraggeber (Project Sponsor) bestimmt. Eine Analyse nach Aufwand und Ertrag wird als „Hausaufgabe“ von den Sponsoren mitgenommen.

3. Kick Off

Das Koordinationsteam sammelt alle Informationen zu den vorgeschlagenen Projekten und bereitet die Projektbewertung und Projektauswahl vor.
Im Management Team werden 4 – 6 Projekte (bei geplanten 8 – 12 Green Belt Trainingsteilnehmern) systematisch ausgewählt. Die Projekte sollen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens stammen und eine hohe Wahrscheinlichkeit des Gelingens in kurzer Zeit ermöglichen (Generating Quick Wins).
Für jedes der gewählten Projektthemen werden zwei Mitarbeiter bestimmt, die an einer ersten Six Sigma Ausbildung teilnehmen, dadurch entsteht bei der Projektbearbeitung mehr Dynamik und Kreativität.
Die Projektleiter werden bestimmt, der jeweils zweite Mitarbeiter ist der Stellvertreter. In aller Regel arbeiten diese Gespanne als Team ohne große Hierarchieprobleme.
Alle auszubildenden Green Belts werden in einer Diskussionsrunde informiert und für die neue Aufgabe vom CEO motiviert.
Das Six Sigma Projekt wird offiziell allen Mitarbeitern vorgestellt, dies ist zusätzlich auch über eine Mitarbeiterzeitung oder das Intranet möglich.

4. Projektstart / Trainingsstart

Das Training wird für Green Belts ausgelegt und vermittelt fachlich in 9 Trainingstagen umfangreiche Kenntnisse in der Six Sigma Methode (Green Belt Level nach GE). Das Training wird in 3 Blöcke zu jeweils drei Tagen gegliedert. Zwischen den Blöcken sind jeweils ca. 4 – 6 Wochen Zeit für die Projektarbeit. Bei Bedarf wird ein Coachingtag emp-fohlen. (siehe Seite 48)
Im ersten Trainingsblock beginnen die Green Belts ihre Projekte zu planen und erste Dokumente zu erstellen.
Jeweils zwischen den Trainingsblöcken arbeiten die Green Belts intensiv in ihren Projekten. Die Doppelbesetzung zeigt jetzt in der Ressourcenproblematik echte Vorteile Die Green Belts sollten jeder mindestens mit 20% ihrer Arbeitskraft an den Projekten arbeiten, d.h. einen Tag die Woche pro Person.

5. Begleitung

Vierzehntägig finden kurze Reviews der Projekte zu einem Fixtermin statt. Pro Projekt sollen dabei 15 – 20 Minuten aufgewendet werden. Das ganze Review dauert also ca. 2 Std. und ist straff geführt.
Die Teams werden bei Bedarf mit einem Aufwand von ca. 1 – 2 Std die Woche gecoacht. Coaching kommt zum Einsatz bei der Auswahl der richtigen Mittel und der korrekten Interpretation der Ergebnisse.
Die Projektteams selbst werden mit einem jeweils 4 Std. dauernden Training in die Grundlagen von Six Sigma eingewiesen. Im Team lernen die Mitglieder während des Projektes durch die Anwendung selbst weiter (Learning–by-Doing).
Der Six Sigma Gedanke wird möglichst breit im Unternehmen gestreut.

6. Review der Implementierung

Nach ca. 12 – 16 Wochen sind die ersten Projekte abgeschlossen. Als Bilanz verfügt das Unternehmen jetzt über 8 – 12 ausgebildete Green Belts.
Eine zweite Ausbildungswelle von Green Belts wird nach gleichem Muster gestartet und die ersten Green Belts erhalten ebenfalls neue Projekte. Insgesamt laufen also nun ca. 8 Projekte in den zweiten 6 Monaten.
Jetzt entscheidet sich aus der Erfahrung der ersten Projekte, ob und wie viele Black Belts weiter qualifiziert werden. Erfahrungsgemäß würde man mit 2 – 3 Black Belts langfristig rechnen. Die Black Belts werden extern einzeln ausgebildet.

Black Belts sind methodengeschulte Mitarbeiter, die hauptverantwortlich Verbesserungsprojekte durchführen. Der Fokus liegt dabei auf systematischer Problemlösung anhand qualifizierter Analysemethoden. Black Belts werden von den Projektteams unterstützt, die aus den jeweils zu verbessernden Unternehmensprozessen stammen. Die Rolle der Black Belts und die erforderliche Qualifikation werden international durch die „American Society for Quality“ ASQ standardisiert. Dabei umfasst ein Standardtraining 20 Tage Ausbildung, die auf 4 mal 5 Tage verteilt werden.

Der erfolgreiche Abschluss des ersten eigenen Projektes ist eine der Voraussetzungen für die Ernennung zum Black Belt. Erfolgreich war ein Projekt, wenn es deutlich die Anwendung der Six Sigma Methoden widerspiegelt und die Verbesserungen erfolgreich im Unternehmen realisiert wurden. Das Training schließt mit einer formalen Prüfung ab, der ebenfalls der Standard der ASQ zu Grunde liegt. Das erfolgreiche Projekt und die bestandene Abschlussprüfung führen zusammen zur Ernennung zum Six Sigma Black Belt.