Erfolgreiches Verwaltungsmanagement – Reformansätze systematisch umsetzen

Ausgangssituation

Auch in Verwaltungen scheitern oft Reformvorhaben oder verlaufen im Sande. Mittlerweile kristallisieren sich die dafür verantwortlichen Hauptursachen heraus:
l „Alles auf einmal“ – eine Vielzahl von mehr oder weniger koordinierten Aktivitäten oder Projekten werden gleichzeitig angegangen,
l Vorzeigeprojekte werden „hochgejubelt“ - aber insgesamt ändert sich wenig,
l Instrumente (Neues Steuerungs Modell, Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung) werden zum Ziel an sich bzw. zur Kontrolle und Statistik in verfeinerter Form

Obwohl zu Beginn entsprechender Projekte sowohl in der Wirtschaft als auch in der Verwaltung die Mitarbeiter und die Kunden in den Mittelpunkt gestellt werden, verblassen diese Bezüge im Zeitablauf des jeweiligen Veränderungsprozesses in der Regel immer mehr und oft verbleiben nur auf gutem Papier gedruckte Leitbilder und Wertpostulate.

Bei der Initiierung von Veränderungsprozessen wird sehr oft vergessen, dass ein Reformprojekt kein Ziel an sich sein darf, sondern dass die dauerhafte Veränderung
und Optimierung der Arbeitsprozesse alleiniger Maßstab für gelungene Veränderung sein kann. Daher ist – unabhängig von der Einrichtung von Projekten u.a. – Veränderungs- bzw. Optimierungsmanagement eine der wichtigsten Führungsaufgaben.

Die ungenügende Beachtung derartiger Gesamtzusammenhänge hat in vielen öffentlichen Einrichtungen zu neuen Kernproblemen geführt:
l Führungskräfte fühlen sich ausgebootet, sind frustrierte Betrachter, nicht Gestalter;
l Mitarbeiter sind reformmüde, oft orientierungslos, verunsichert und demotiviert;
l Kunden spüren subjektiv keine Leistungsverbesserung.
Obwohl mehr gearbeitet wird, objektiv auch mehr geleistet wird, sinkt oft der Output, steigt die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und die Politikverdrossenheit der Bürger.

Wir verfügen über umfangreiche Umsetzungserfahrungen

Unserer Referenten haben Reformprojekte mitgestaltet, zum Teil mit international tätigen Unternehmensberatungen zusammen gearbeitet. Dieses Angebot zeigt anhand von praktischen Beispielen (kommunale Behörde, Großbehörde, Unternehmen) auf, welche Ursachen absehbar das Gelingen von Reformbemühungen erschweren. Kerninhalte des Angebots sind jedoch die Ansätze und methodischen Vorgehensweisen, die die Erfolgswahrscheinlichkeit durch ganzheitliches und systematisches Vorgehen wesentlich erhöhen und letztlich - wie Vorhaben in kürzerer Zeit erfolgreich realisiert werden können.

Wir bieten verschiedene Module an, die zunächst die Kernprobleme des Veränderungsmanagements behandeln. Sie sind nicht aus der Theorie, sondern im Rahmen der Gestaltung/Begleitung von Veränderungsprozessen aufgrund der jeweiligen spezifischen Problemstellungen entstanden. Die Module können daher auch jederzeit den spezifischen Bedingungen Ihrer Situation angepasst werden.

Unserer Erfahrungen beinhalten auch, dass die Führungskräfte in fast allen Institutionen immer bereit waren, Veränderungsprozesse aktiv zu gestalten. Es zeigte sich jedoch sehr oft, dass sie sich schnell zurück gezogen haben, weil sie erkannten, dass ihnen das methodische Rüstzeug fehlte. Daher stand für uns immer die Entwicklung von methodischen Umsetzungshilfen – insbesondere für Führungskräfte – im Vordergrund.

Zielgruppe

Führungskräfte in öffentlichen Verwaltungen, halbstaatlichen Einrichtungen, Vereinen; Verantwortliche Mitarbeiter in Reformprojekten in diesen Bereichen sowie alle Interessierte aus Wirtschaft und Verwaltung,

Ziele

l Sie sind in der Lage, Reformziele und Veränderungsprozesse in einem Gesamtzusammenhang zu sehen und zu bewerten.
l Sie lernen durch Vergleich verschiedener realisierter Reformvorhaben (Fallbeispiele) typische Fehler zu vermeiden.
l Sie gewinnen Anhaltspunkte für die Bewertung der Erfolgsaussichten einzelner Veränderungsvorhaben, -projekte.
l Sie kennen die aktiven Gestaltungsfaktoren von Veränderungsprozessen.
l Sie können unter Beachtung der komplexen Zusammenhänge systematische Handlungspläne entwerfen und umsetzen.

Schwerpunkte, modulares Programmangebot

Aufgrund praktischer Erfahrungen in Veränderungsprozessen in der Wirtschaft und Verwaltung haben sich 4 Schwerpunkte herauskristallisiert, die für den Erfolg von Veränderungen besonders bedeutsam sind. Es sind unterschiedliche Perspektiven, aus denen ein Veränderungsprozess betrachtet werden kann. Daher besteht zwischen diesen Modulen ein interdependenter Zusammenhang. Je nach dem Entwicklungsstand der von Ihnen eingeleiteten Reformvorhaben erscheint Ihnen das eine oder andere Modul als besonders wichtig. Wählen Sie – sprechen Sie mit dem Kundenberater. Alle Module können variiert oder ergänzt werden. Es ist ggf. auch sinnvoll, diese Module als Diskussionsgrundlage für ein spezifisches Programm für Ihre Situation zu nutzen.

Modul 1:
Zusammenhänge erkennen und den Mitarbeitern vermitteln – von der systemischen Beratung bis zur Kosten- und Leistungsrechnung und zurück
(Workshop – 2 Tage)

l Verwaltungsreform aus systemischer Sicht – ganzheitliche Konzepte entwerfen
l Verwaltungsreform aus psychologischer Sicht – Personalentwicklung, Mitarbeiterbeteiligung usw
l Verwaltungsreform aus betriebswirtschaftlicht Sicht – NSM, KLR, Controlling
l Verwaltungsreform aus pädagogischer Sicht – Kompetenzvermittlung, Qualifizierung

Modul 2:
Bestimmung der aktiven Gestaltungsfaktoren – Handlungsprogramme aufstellen
(Fallstudie – 2 Tage)

Veränderungsprozesse beinhalten hochgradig vernetzte Zielsysteme. Die Gefahr ist groß, sich im Dschungel der Vielfalt der Ziele und Perspektiven zu verirren.
Durch eine systematische Analyse lassen sich jedoch wenige aktive Gestaltungsfaktoren, bestimmen, die über Wechselwirkungen den Gesamtprozess stark vorantreiben.

Die aktiven Gestaltungsfaktoren sind die Grundlage effektiver und transparenter Handlungsprogramme. Einerseits werden damit wenig wirksame Aktivitäten vermieden und andererseits entsteht die notwendige Basis für Transparenz und Orientierung. Das Fundament für einen erfolgreichen Veränderungsprozess ist gelegt.

Modul 3:
Projektmanagement kann jeder – Handlungsprogramme umsetzen
(Workshop – 2 Tage)

Der Urlaub ist ein kleines Projekt und jeder Mensch beachtet dabei unwillkürlich die Regeln des Projektmanagements (Ziele bestimmen, Budgetplanung, Preis-Leistungsvergleiche, Fahrtroute bestimmen usw.). Jeder Mensch verfügt dementsprechend über derartige Grundkompetenzen. Es ist erstaunlich, warum gerade in Veränderungsprozessen derartige Selbstverständlichkeiten oft wenig beachtet werden.

In diesem Workshop wird die Bedeutung eines angemessenen Projektmanagements im Zusammenhang mit der Umsetzung von (Reform-) Ideen erarbeitet. Durch eine Kurzeinführung in das Programm „MS-Projekt“ wird auch die arbeitssparende praktische Erstellung und Umsetzung von Projektplanungen dargestellt.

Modul 4:
Ganzheitliche Konzepte erstellen, vermitteln, umsetzen – aus den Erfahrungen anderer lernen
(Workshop/Fallbeispiele – 2 Tage)

Wir haben einige Veränderungsprozesse miterlebt, mitgestaltet. Anhand vorhandener Dokumentationen werden die Vor- und Nachteile verschiedener Vorgehensweisen dargestellt und diskutiert.

Beispiel A:
Landkreis – Ansatz Neues Steuerungsmodell, KLR
Beispiel B:
Betrieb des Mittelstandes – Ansatz Führungskompetenz
Beispiel C:
Internationales Unternehmen – Ansatz Personalentwicklung
Beispiel D:
Großbehörde – Ansatz externe Beratung/Unterstützung

Vorgehensweisen

Die Ausgangslage in jeder Institution ist anders. Daher bieten wir Ihnen verschiedene Vorgehensweisen an:

A – Erstberatung, Klärung der Ausgangslage, Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise
B – Beginn mit einem Inhouse-Workshop oder einer Fallstudie, die für Ihre Situation besonders wichtig erscheint
C – Systematische Inhouse-Qualifizierung Ihrer Führungskräfte oder Reformpromotoren
D – Entsendung von Mitarbeitern in die offenen Seminare

Selbstverständlich ist eine Ergänzung des Programms durch Worshops/Seminare zur Vertiefung sozialer und methodischer Kompetenz jederzeit möglich.