Office 4.0 - Digitalisierung im Assistenz Bereich - Online Seminar

Vom Sekretariat zur virtuellen Assistenz

Ihr Unternehmen startet in die Digitalisierung und Sie wollen dies aktiv mitgestalten?
In diesem mehrtägigen Online-Live-Workshop erhalten Sie einen Überblick über die Trends im digitalen Büro. Wir vermitteln Ihnen ein fundiertes Wissen über die zeitgemäßen digitalen Tools und Methoden und zeigen an Praxisbeispielen ihre Anwendung.
Sie bekommen konkrete Ideen und Ansatzpunkte mit und sind nach diesem Workshop in der Lage Ihre tägliche Arbeit zu optimieren und ihr Büro zu digitalisieren!

Zielgruppe

Mitarbeiter/innen aus den Bereichen Sekretariat und Assistenz

Voraussetzungen

Onlineschulung in Form von Live-Videokonferenzen

Bitte eigenes Gerät bereithalten. Die Laptop-Funktionen Ton und Kamera sind für die Durchführung dieses Kurses zwingend erforderlich. Durchführung per ZOOM oder Skype (Videokonferenzsystem - Link wird rechtzeitig durch die Dozentin verschickt) plus Arbeitsunterlagen im pdf-Format.

Ihr Nutzen

In diesem Seminar zeigen wir Ihnen, welche Tools Ihre Arbeit erleichtern, unterstützen Sie dabei Ihre digitalen Fähigkeiten auszubauen und so Ihrem Chef und dem Team kompetent zur Seite zu stehen.
Mit diesem Wissen werden Sie zum Vorbild in Ihrem Team und werden im Rahmen der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen einen Schritt voraus sein. Somit können Sie den neuen und spannenden Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, souverän begegnen.

Methoden

Wir arbeiten in unseren Online-Sessions mit AdobeConnect. Die Teilnehmer werden in diese Sessions eingeladen und benötigen folgende
technische Voraussetzung:
Idealerweise PC/Laptop, Headset mit Mikrofon (Kamera) und Internetanschluss.
Bei IT-Webinaren empfiehlt sich ein zweiter Bildschirm, um auf dem einen das Webinar zu verfolgen und auf dem anderen die Übungen mit zu machen.

Schwerpunkte

1. Session - Grundlagen

Die Assistenz – ein Job im Wandel

Neue Begriffe im „Office 4.0“

  • New Work
  • Papierloses Büro und Digitale Transformation
  • Jobsharing
  • Cloud-Working
  • Home-Office
  • VA
  • Agiles Arbeiten
  • Lean und Kanban
  • Content
  • Collaboration

Schöne neue Office-Welt: Digitalisierung, Industrie 4.0 & Co. – welche Bedeutung haben die Veränderungen für Sie?

Positionieren Sie sich jetzt neu: Anforderungen, Agiles Arbeiten und Aktionsfelder erkennen und sinnvoll nutzen

Digitale Ablagemethoden und-strukturen aufstellen und leben

New Work: Arbeiten im agilen Umfeld

Cloud-Working - Arbeiten im Team, egal von wo aus. Vorstellung von folgenden Tools (Einblick am 3. Termin)

  • Slack
  • MS-Teams
  • Sharepoint
  • Trello
  • Twist
  • Hipchat
  • Yammer

Digitalisierung im Unternehmen: wie sie ihren Vorgesetzten bei der Umsetzung unterstützen können

Neue Unternehmenswerte: Culture Fit und die Auswirkung auf die Mitarbeit

Coworking: neu gestaltete Arbeitswelten

Desksharing: ein Schreibtisch, mehrere Nutzer

Übersicht und Absicherung: Aufgaben von Datenschutzbeauftragten und IT bei der Beschaffung von Programmen und Tools. Was darf verwendet werden, Beschränkungen, Preismodelle.

2.Session - Aufbau

Digitale Projektarbeit – Effizienz und Agilität durch die richtigen Werkzeuge

Spezielle Tools für Ihr Projekt

  • Mindmaps
  • KanbanBoards
  • Jira
  • Trello
  • Mastertask

Kommunikation im digitalen Office

Wie sich die Kommunikation jetzt verändert (Vorstellung der gängigsten Tools an 3. Termin)

Methoden und Tools für die effiziente Planung, Unterstützung und Nachbereitung von modernen Meetings

Outlook, Lotus Notes & Co. – wie verwende ich die gängigsten E-Maildienste im virtuellen Umfeld

Veränderte Kommunikationsetikette – intern und extern

Überblick über weitere, aktuelle Informationstools (Slack, Yammer, Trello, Padlet, Confluence etc.)

Social Media als Netzwerk-Instrument

Social Media – warum Netzwerken wichtig ist und welche Netzwerke Sie weiterbringen (XING, LINKEDIN)

Hausaufgabe

IST-Analyse eigene Arbeitsorganisation und Konzeptionierung bei Umstellung ins digitale Büro

3. Session - Kommunikation und Information

Erfahrungsaustausch aus Hausaufgabe

Zusammenfassung in einem Best Practice Journal

Steuerung des Informationsflusses zwischen Vorgesetzten, Team und Kunden:

So halten sie Posteingang unter Kontrolle und optimieren Ihr Dateimanagement

E-Mail als effektives Kommunikationsmittel einsetzen

Recherchearbeiten mit

  • Suchmaschinen
  • Firmeninternen Netzwerke (SharePoint, etc.)

Professionelle Arbeit mit digitalen Dokumenten

  • Texte, Tabellen und Bilder professionell bearbeiten, speichern und teilen
  • Microsoft Office, Office 365 und SharePoint
  • Bearbeiten von PDFs (Adobe, PDF24 Creator – Tools)
  • Digitale Dokumente signieren

Informationen ablegen und schnell wiederfinden

  • Informationen für andere aufbereiten und bereitstellen: Protokolle, Meetings, Reisen, interne Kommunikation (OneNote, SharePoint, andere int. Team-Tools)
  • Für jede Frage eine Lösung: Ihre eigene Sekretariats-Infothek aufbauen und verwalten

4. Session - Meetings und Projekte

Meetings modern managen

Gestaltung, Versendung und Ablage von Agenda und Protokollen

Meeting-Vorbereitung

Digitale Notizen machen: Laptop oder Tablet – Keyboard oder Handschrift?

Aufgabenvergabe in Trello

Tools für virtuelle Meetings (Zoom, Skype for Business, Google Hangout, Teamviewer, Screenhero, AdobeConnect)

Nutzung von Online-Whiteboards (Microsoft Whiteboard Online mit 365, Ziteboard, AWWAPP)

Präsentationen erstellen – professionell und überzeugend

Anforderungen an zeitgemäße Präsentationen – Design und Features

Kurze Vorführung neuer Tools:

Das können Microsoft Sway, Keynote, Canva, Prezi oder Haiku

Überblick über alle Aufgaben und Projekte – digital und visuell

Agilität in der Projektarbeit – was bedeutet das?

Outlook-Aufgaben in Verbindung mit OneNote

Das Kanban Board als Steuerungsinstrument kennen lernen

Beispiel-Projekt mit Trello & Co. (Vorstellung war am Tag 1)

Termine

Online-Session

01.12.2020 - 09.12.2020

4 Onlinesession á 45 min an 4 Tagen jeweils Die und Mi
Dienstag: 09:00 Uhr - 12:00 Uhr
Mittwoch: 09:00 Uhr - 12:00 Uhr

1. Session: 01.12.2020
2. Session: 02.12.2020
3. Session: 08.12.2020
4. Session: 09.12.2020

PDF Download

Dauer

16 Unterrichtsstunden

4 Onlinesession á 180 min an 4 Tagen

Termine

Online-Session

01.12.2020 - 09.12.2020

inkl. Lehrmaterial


Zeichenerklärung

Durchführung garantiert! Durchführung garantiert!
Frühbucherrabatt Frühbucherrabatt
- Max. 6 Teilnehmer - Effektiv in der Klein/Kleinstgruppe lernen - Schnelle und nachhaltige Wissensvermittlung - Geballtes Praxiswissen - Viele Übungsmöglichkeiten - Eigene Fallbeispiele können ins Training eingebracht werden Intensivseminar
Anschubpreis inkl. 10 % Rabatt Anschubpreis inkl. 10 % Rabatt

Förderung

Förderung von offenen Seminaren durch
den Bayerischen Bildungsscheck möglich

  • Thema Digitalisierung
  • Mehr als 11 UE / 8 h
  • Veranstaltungsgebühr über 500 €

Zertifikat

Zertifikat der GRUNDIG AKADEMIE

Ansprechpartner

Doris Eckstein

Tel: +49 911 95117-535

doris.eckstein@grundig-akademie.de

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