Das PDF Format wird bei amtlichen Formularen und Dokumenten oftmals eingesetzt. Laut der EU-Richtlinie EN301549 über den barrierefreien Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen müssen diese Inhalte jedoch für alle Menschen – insbesondere für Menschen mit Behinderungen – zugänglich und lesbar gemacht werden.

Mit Adobe Acrobat DC oder Acrobat Professional können Sie Dokumente aus Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint in barrierefreie PDF-Dateien umwandeln. Hierfür werden sinnvolle Tag-Strukturen, Alternativtexte für Bilder, Lesezeichen und weitere Informationen der PDF Datei hinzugefügt, damit diese von visuell beeinträchtigten Personen und Menschen mit motorischen Einschränkungen unter Einsatz assistiver Technologien barrierefrei gelesen werden können.

In dieser praxisbezogenen Schulung erfahren Sie, warum Barrierefreiheit ein wichtiges Thema ist und was ein barrierefreies PDF Dokument enthalten muss. Sie lernen, wie Sie Ihre Dokumente aus Office in das PDF Format richtig umwandeln und was Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumente in Office beachten müssen, um mit möglichst wenig Aufwand ein barrierefreies PDF zu erstellen.

Zielgruppe

Microsoft Office-Anwender:innen, Verwaltungsangestellte und Beamte von Behörden, Kommunen und dem Öffentlichen Dienst

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Microsoft Office sowie Grundkenntnisse in Adobe Acrobat empfehlenswert, aber nicht zwingend Voraussetzung

Ihr Nutzen

Sie lernen bereits vorhandene PDF-Dokumente in barrierefreie bzw. behindertengerechte PDF-Dokumente umzuwandeln und wie Sie diese mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint barrierefrei erstellen.

Sie überprüfen Ihre PDF-Dateien mit der in Adobe Acrobat integrierten Barrierefreiheitsprüfung und dem "PDF Accessibility Checker (PAC3 Tool - nur für Windows) auf ihre Barrierefreiheit und der Kompatibilität mit dem geforderten PDF/UA Standard (ISO 14289).

Methoden

Trainervortrag, Einzelarbeit, Partnerarbeit, Arbeit an Praxisbeispielen

Schwerpunkte

Grundlagen der Barrierefreiheit
- Was bedeutet Barrierefreiheit?
- Zielgruppen und Nutzen barrierefreier Dokumente
- Rechtliche Grundlagen und Standards (BITV 2.0, EN 301 549, WCAG 2.1)
- Assistive Technologien verstehen (z. B. Screenreader)
Barrierefreie Dokumentstruktur in Microsoft Word
- Struktur durch Formatvorlagen (Überschriften, Absätze, Listen)
- Tabellen barrierefrei gestalten
- Alternativtexte für Bilder und Grafiken
- Spracheinstellungen und Sprachauszeichnung
- Hyperlinks und Metadaten korrekt anlegen
Barrierefreie PDF-Erstellung und Nachbearbeitung
- PDF-Erstellung aus Word mit korrekten Exporteinstellungen (PDF-Maker)
- Einführung in Adobe Acrobat DC
- Prüfung der Barrierefreiheit (Acrobat-Prüfung, PAC 3)
- Lesereihenfolge, Tags und Artefakte korrigieren
- Lesezeichen hinzufügen und prüfen
Qualitätssicherung und Praxis
- Typische Fehler erkennen und beheben
- Kurzer Funktionstest mit Screenreader (z. B. NVDA)
- Tipps und Best Practices für effiziente Arbeitsabläufe