Begleitung bei der Migration auf MS Office 2010

Hintergrund

Durch gezielte Weiterbildung können Unternehmen ihre Mitarbeiter in kurzer Zeit mit den erheblichen Veränderungen des neuen Office-Pakets vertraut machen. Das effiziente Arbeiten mit den neuen Funktionen führt zu deutlichen Kostenersparnissen für das Unternehmen.
Die GRUNDIG AKADEMIE begleitet ständig verschiedene Kunden bei der Migration von älteren Microsoft-Versionen (2003 oder älter) auf MS Office 2007 oder 2010, teils mit Umstellung von Windows XP auf Windows 7.

Nachfolgend beschreiben wir ein im Jahr 2011 begonnenes Projekt für die Firma RAPS GmbH & Co. KG in Kulmbach, ein Unternehmen der Lebensmittelindustrie, mit Standorten im In- und Ausland: Migration von Office 2003 auf 2010 und von Windows XP auf Windows 7.

Aufgabenstellung

Mehr als 400 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sollen im Rahmen der Migration auf das neue Office-Paket 2010 zeitnah zum Rollout der neuen Soft- und Hardware in den Anwendungen Word, Excel und PowerPoint geschult werden. Die Gruppen sollen maximal 12 Personen umfassen. Für die Auslandsstandorte sind Schulungen in englischer Sprache erwünscht.
Die Teilnehmer sollen entsprechend ihrem Wissensstand und ihren Erfordernissen am Arbeitsplatz in weitgehend homogene Gruppen eingeteilt werden.
Zwei Mitarbeiter werden intensiver geschult, die als künftige „Floorwalker“ die Kolleginnen und Kollegen nachhaltig unterstützen sollen bei naturgemäß noch auftretenden Anlaufschwierigkeiten mit dem neuen System.

Vorgehensweise

Bedarfsermittlung

Durch Fragebögen werten wir aus, welchen Wissenstand und welchen Bedarf die einzelnen Mitarbeiter haben. Die Teilnehmer/innen erhalten unsere interaktiven Fragebögen zu MS Word, Excel und PowerPoint und senden diese per E-Mail an uns zurück. Die Daten fließen in eine Datenbank ein und werden mittels verschiedener Kriterien selektiert. Durch ein Punktesystem ergibt sich die Zuordnung in u.g. Gruppenlevels. Wir vereinbaren Agenden für die jeweiligen Gruppen.
In diesem Fall werden die Wissenslevels Basic, Medium und Expert benannt und die Themen Word, Excel, PowerPoint modular von 08:30 Uhr bis 16:00 über den Tag verteilt. Es ergeben sich aus den Fragebögen sieben Gruppenlevels und für jedes Level mehrere Gruppen:

A = WORD Basic + EXCEL Basic
B = WORD Basic + EXCEL Medium
C = WORD Medium + EXCEL Basic
D = WORD Medium + EXCEL Medium
E = WORD Medium + EXCEL Expert
F = WORD Expert + EXCEL Medium
G = WORD Expert + EXCEL Expert
plus jeweils PowerPoint Basic oder Expert

Da es sich um weniger PowerPoint-User als User von Word und Excel handelt, werden die PP-Sequenzen teils an die Gruppen angeschlossen.
Die detaillierte Einteilung der Mitarbeiter übernimmt die Personalentwicklerin, da Urlaube und andere Ausschlüsse berücksichtigt werden müssen.

Kurzeinweisung 2 Stunden für größere Gruppen

Eine Kurzeinweisung zu den Neuerungen von MS Office 2010 hinsichtlich des Dateimanagements und der Menüführung für ca. zwei Stunden wird den Schulungen vorangestellt. Das hat den Vorteil, dass bei den folgenden Schulungen nicht jedes Mal auf dieses übergreifende Thema eingegangen werden muss und so mehr Zeit bleibt für die Inhalte der jeweiligen Anwendung. Die Kurzeinweisungen finden in der Vorwoche statt, dieselben Teilnehmer erhalten dann in der Folgewoche ihre Anwenderschulung.
Inhalt: Präsentation zu Windows 7, zu Änderungen in der firmeneigenen Citrix-Umgebung, zur geänderten Menüführung und Benutzeroberfläche von MS Office 2010.

Intensivschulungen für zwei „Floorwalker“

Zwei Mitarbeiter erhalten eine dreitägige Intensivschulung, die sie befähigt, die Kolleginnen und Kollegen im weiteren Verlauf bei der täglichen Arbeit zu unterstützen.

Anwenderschulungen für jeweils maximal 12 Personen

Die Schulungen erstrecken sich über ca. zwei Monate, bei täglichem Einsatz. Das Unternehmen stellt Schulungsraum und Ausstattung in der Kulmbacher Zentrale zur Verfügung. Es fallen einige Tage am zweiten Standort in Versmold an. Die Schulungen an den Auslandsstandorten finden teils in deutscher, teils in englischer Sprache statt, zuvor wurden die Fragebögen in englischer Übersetzung verteilt.

Fazit der Firma RAPS GmbH & Co. KG

Im Jahr 2011 stellte RAPS am Standort Kulmbach sowie bei sechs deutschen und ausländischen Tochtergesellschaften die IT-Umgebung auf eine neue Citrix-Farm um. Neben vielen kleinen Änderungen stand hier vor allem das Update auf Microsoft Office 2010 (Vorgängerversion 2003) im Vordergrund. Wir haben die GRUNDIG AKADEMIE als kompetenten Partner für die anstehenden Umstellungsschulungen von ca. 400 Mitarbeitern ausgewählt.
Die GRUNDIG AKADEMIE führte zu Beginn eine umfangreiche Bedarfsanalyse (ca. 1000 Fragebögen) durch. Diese war zeitaufwendig, ermöglichte allerdings auch eine höchst homogene Zusammenstellung der Schulungsgruppen. Die Gruppenzusammenstellung wurde sowohl von den Teilnehmern als auch Trainern sehr positiv bewertet.
Das von der Grundig Akademie vorgeschlagene Schulungskonzept (Einführungsveranstaltung mit anschließender Anwenderschulung) war an die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter angepasst und hat sich auch in der Praxis bewährt.
Besonders hervorheben möchten wir die professionelle und teilnehmerorientierte Durchführung der Schulungen. Die Trainer waren stets überdurchschnittlich engagiert und steckten mit ihrer Begeisterung für die Programme unsere Mitarbeiter an.
Abschließend bedanken wir uns für die äußerst professionelle und kundenorientierte Zusammenarbeit. Wir freuen uns schon heute auf weitere Projekte in Zusammenarbeit mit der Grundig Akademie.
Personalentwicklung RAPS GmbH & Co. KG

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