KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

KVP, der kontinuierliche Verbesserungsprozess (im Englischen häufig CIP – Continuous Improvement Process) basiert auf der Philosophie der Verbesserung und Veränderung in vielen kleinen, beständigen Schritten.

Das Ziel ist stets die Verbesserung der Arbeitsabläufe und damit die Effizienzsteigerung. Sowohl in Dienstleistung als auch in der Produktion, in Callcentern, Agenturen, Kanzleien oder im Handel sind die Potenziale mächtig.

Bei der Einführung von KVP in einem Unternehmen ist eine Reihe von Kernfragen zu diskutieren und zu beantworten. In einem voll ausgeprägten KVP System arbeiten nämlich Mitarbeiter in allen Abteilungen und Bereichen selbständig und kontinuierlich in kleinen Teams an der Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe. Dabei handelt es sich um einen durch die Führungskräfte gesteuerten Prozess, der im Endzustand zum Beispiel die folgende Struktur aufweist:

Umsetzung im Unternehmen

Das Verbesserungssystem des Unternehmens ist mit Namen, Logo, Zielstellung und Ablauf den Mitarbeitern bekannt.
Die Führungskräfte sind in der Methode der Teamarbeit zur Problemlösung geschult und können ihre Mitarbeiter unterstützen.
Mitarbeiter, die erstmals eine Verbesserungsaufgabe übernehmen, werden sorgfältig methodisch geschult.
Ideen zur Verbesserung werden laufend in den einzelnen Bereichen gesammelt und registriert. Dies geschieht automatisch bei den regelmäßig stattfindenden Mitarbeiterbesprechungen und /oder in KVP-Treffen.
Ideen zur Verbesserung werden parallel dazu von den Führungskräften bei erkannten Leistungsdefiziten und Engpässen in den Prozessen identifiziert und in Form von Verbesserungsvorschlägen festgehalten. Dies geschieht ebenfalls bei den regelmäßig stattfindenden Managementrunden.
Eine Führungskraft aus der obersten Führungsebene koordiniert die Abläufe und hält die Informationen zusammen. Eine einfache Ideenliste dient dort zur Registrierung der Ideen und zur laufenden Verfolgung der Umsetzung.
Ideen, die bereits eine Lösung beinhalten und die schnell und unkompliziert in einem Bereich oder einer Abteilung umgesetzt werden können, werden vom Führungsteam identifiziert, freigegeben und an den Bereich als Auftrag zurück gegeben. Der Bereich verfolgt selbst die Umsetzung und meldet lediglich den erfolgreichen Abschluss zurück. Dieser Teil ersetzt das klassische Vorschlagswesen auf einfache Weise.
Ideen, die zunächst ein Problem adressieren und die einen größeren Lösungsaufwand bedeuten, werden vom Führungsteam diskutiert, freigegeben und an ein speziell für dieses Problem gebildetes Verbesserungsteam (ca. 3-4 Personen) als Auftrag übergeben. Der jeweilige Bereichs- oder Abteilungsleiter fungiert als definierter Auftraggeber. Die Laufzeit einer solchen Verbesserung kann zwischen 8 und 20 Wochen liegen.
Die Mitarbeiter der Verbesserungsteams sind speziell in Problemlösung, Ideenfindung und Verbesserungsarbeit ausgebildet und gehen nach einer einheitlichen Methode vor.
Einmal im Monat berichten die aktiven Verbesserungsteams dem Führungsteam über ihre Fortschritte. Dabei handelt es sich pro Thema um eine kurze Statusübersicht von maximal 10 Minuten. Das Führungsteam unterstreicht durch diesen Berichtstermin die Bedeutung der Verbesserungsarbeit für das Unternehmen und motiviert so die Mitarbeiter. Neben den Verbesserungsteams werden auch die Erfolge der abteilungsinternen Verbesserungsmaßnahmen kurz vorgestellt.
Verbesserungsthemen und Verbesserungsarbeit werden an Schautafeln für alle Mitarbeiter sichtbar gemacht. Dies geschieht vorzugsweise über Erfolgsberichte nach Abschluss eines Verbesserungsauftrags.
Umgesetzte Verbesserungsideen der Mitarbeiter werden beispielsweise durch ein kleines Präsent gewürdigt. Die Verbesserungsarbeit der Teams wird durch eine spezielle Maßnahme gewürdigt, z.B. gemeinsames Abendessen. Eine finanzielle Aufrechnung der Verbesserung bereitet häufig mehr Probleme als Nutzen und erfolgt daher nicht.
Das Führungsteam achtet auf die Aufrechterhaltung des Systems und auf die Einhaltung der verabredeten Methode zur Teamarbeit. Es geht kritisch mit Verbesserungen und Veränderungen um, die am System vorbei laufen sollen, da diese das System sonst aushebeln könnten.

Damit ist KVP ein umfangreiches Programm. Dessen Komponenten kann man, und sollte man aus unserer Erfahrung auch, „häppchenweise“ planen und realisieren.
Deswegen ist es ratsam, KVP-Einführungen in der Kombination von Workshops, insbesondere mit den Führungskräften, und Trainings einzuführen. „Train-the-Trainer“-Konzepte haben sich dabei gut bewährt , gerne stellen wir Ihnen diese vor.

Eine Auswahl unserer Programmteile (Workshops und Trainings)

Verbesserungspotenziale finden, fixieren und die Mitarbeiter dafür gewinnen
Der Problemlöseführerschein (inkl. quantitativer Methoden, Kreativitätstechniken und mentaler Modelle) - siehe S. 27
Verbesserungsteams und Problemlöseworkshops leiten
5S/5A, Arbeitsplatzorganisation und Arten der Verschwendung
Regeln brechen – Prozesse ändern: wie man verkehrt auf die Welt sieht, um sie zu verbessern
Mitarbeiter-Loyalität wieder entdecken: der Schlüssel zum KVP-Erfolg

...und natürlich wägen wir im Beratungsgespräch mit Ihnen auch gerne ab, welche Six Sigma-Elemente in Ihrem Ansatz integriert werden können bzw. wie Sie Ihr Unternehmen zum ganzheitlichen Produktionssystem (Toyota-Produktions-System) hin entwickeln können.