Prozessbegleiterausbildung

Um in wandelnden Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben, musste das Unternehmen sich in zunehmendem Maße selbst verändern und seine Strukturen den Erfordernissen anpassen. Und zwar auf der ganzen Linie, oder besser gesagt entlang der Prozesskette vom Einkauf der Rohmaterialien bis zur Logistik bei Warenauslieferung.

Veränderung braucht Unterstützung!

Darüber war man sich seitens der Unternehmensleitung schon bewusst, wollte man  doch im Zuge der umfangreichen Reorganisation des Unternehmens, in dem Konsumgüter produziert und an Händler verkauft werden, nichts dem Zufall überlassen. Doch wie kann neben der Arbeit der Führungskraft in solchen Fällen weitere Unterstützung sichergestellt werden?

Durch Prozessbegleitung

…werden Menschen bei der Initiierung, Umsetzung und erfolgreichen Bewältigung von Veränderungen im Unternehmen unterstützt
… werden Führungskräfte und Mitarbeitern gleichermaßen unterstützt
… wird die Sachebene gestärkt (der angestrebten Veränderung)
… werden Projekte erfolgreicher, nachhaltiger und kostengünstiger gemacht

Wofür sollte die Prozessbegleitung im Unternehmen stehen?

Angestrebte Veränderungen waren z.B.:

• der Aufbau einer Prozessorganisation
• die konsequente Umsetzung teamorientierter Strukturen im gesamten Unternehmen
• ein strukturiertes Verbesserungsmanagement, um die Ideen der Mitarbeiter an den Unternehmenszielen auszurichten

Dabei galten für betriebliche Veränderungsprojekte zwei wichtige Erfolgsfaktoren. Der erste lautet Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung. Das heißt, eine Veränderung nicht über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg anzuordnen, sondern gemeinsam mit ihnen zu entwickeln und auszugestalten. Dabei kann durch das detaillierte Wissen der Mitarbeiter über eigene Abläufe das Konzept optimal auf die jeweiligen Erfordernisse zugeschnitten werden. Diese Beteiligung war aber für viele Mitarbeiter ungewohnt und wurde daher anfangs zumeist mit Argwohn betrachtet. Da war es besonders wichtig, diese Vorbehalte zu diskutieren und so den Weg zu einer konstruktiven Arbeit freizumachen.
Der zweite Erfolgsfaktor zeigte sich in der konsequenten und dauerhaften Umsetzung. Wann immer Menschen in neuen Strukturen zusammenarbeiten sollen, braucht dies Zeit, Ermunterung und Unterstützung. Die Mitarbeiter müssen sich neu orientieren bezüglich ihrer Aufgaben und der spezifischen Anforderungen, die an sie gestellt werden. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Ansprechpartnern muss neu geregelt werden. Dabei müssen ein paar lieb gewonnene Gewohnheiten abgelegt werden und vielleicht sogar der eine oder andere Vorbehalt gegenüber Kollegen ausgeräumt werden. Darüber hinaus sind aber auch neue Fähigkeiten im sozialen, methodischen und kommunikativen Bereich zu erwerben und einzuüben. Eine solche Veränderung findet nicht statt, indem man „den Schalter umlegt“, sondern dieser Prozess bedarf einiger Pflege. Genau das leistet die Prozessbegleitung.

Anforderungen, die an den Prozessbegleiter gestellt wurden

Das Unternehmen und die Arbeit des Prozessbegleiters stellte an den Stelleninhaber besondere Anforderungen, die weniger im fachlichen als vielmehr im persönlichen Bereich liegen:

• hohe soziale Kompetenz
• gute Ausdrucksfähigkeit und ein sicheres Auftreten
• große Selbständigkeit, Durchhaltevermögen und Frustrationstoleranz
• Interesse an neuen Aufgaben und persönliche Lernbereitschaft
• Begeisterungsfähigkeit
• ein echtes Interesse an seinen Kollegen

Bewährt haben sich in vielen Fällen Mitarbeiter aus der Techniker- oder Ingenieursebene oder der ersten betrieblichen Führungsebene, die dann als Prozessbegleiter in einem anderen als dem eigenen Bereich arbeiten. Aber auch bei manchem gewerblichen Mitarbeiter schlummern Potenziale, die ihn zu einem ausgezeichneten Prozessbegleiter werden lassen. Hinweise auf die Eignung von Mitarbeitern fanden sich häufig auch im außerberuflichen Engagement, wie z.B. der Arbeit in Vereinen, der Leitung von Jugendgruppen o.ä.
Die Prozessbegleiterausbildung
Um die zukünftigen Prozessbegleiter auf ihre Aufgaben vorzubereiten, konzipierten wir eine Ausbildungsreihe, die 6 x 2 Tage umfasst und im monatlichen Abstand unternehmensübergreifend stattfand. Die Besichtigung der laufenden Projekte vor Ort ermöglichte den Teilnehmern dabei einen noch engeren Praxisbezug. Die Ausbildung vermittelte die nötigen Kenntnisse in den wesentlichen Themenbereichen und bot dabei viel Gelegenheit zum Trainieren der erlernten Methoden. Selbstständiges Erarbeiten und kritische Diskussion der bearbeiteten Themen stehen methodisch im Mittelpunkt. Die eigenen Überlegungen werden durch den fundierten Input erfahrener Trainer bereichert, die selbst über umfassende Erfahrung als externe Berater in Veränderungsprojekten verfügen.

Die Seminarbausteine

• Die Rolle des Prozessbegleiters im Unternehmen
• Handeln in Veränderungsprozessen
• Handwerkszeug Moderation
• Der konstruktive Umgang mit Konflikten
• Teams gezielt fördern und fordern
• Verbesserungsmanagement

Erfolgskritische Faktoren

Im Idealfall sollte der Prozessbegleiter seine Tätigkeit nach Absolvieren des 3. oder 4. Seminars aufnehmen. So hat er für seine Tätigkeit bereits das grundlegende Wissen erworben und kann darüber hinaus seine ersten Praxiserfahrungen im Seminar reflektieren und vertiefen.

In der Regel arbeitet ein Prozessbegleiter zunächst an der Seite eines externen Beraters. Er bekommt so ein regelmäßiges Feedback, kann das Vorgehen in schwierigen Situationen mit einem kompetenten Ansprechpartner besprechen und sich den einen oder anderen Kniff abschauen. Mit der Zeit zieht sich der externe Berater zunehmend zurück und überlässt dem Prozessbegleiter das Feld. So ergibt sich eine optimale Verzahnung des Lernens on-the-job und off-the-Job.

Die weitere Entwicklung der Prozessbegleiter wurde dabei mit einer Zusatzausbildung unterstützt, wobei diese sich an Prozessbegleiter mit mindestens 2 Jahre Erfahrung richtete, und folgende Themen umfasste:

• Teamentwicklung & Intervention
• Projektmanagement & Coaching
• Persönliche Arbeitstechniken & Selbstmanagement