Externe Seminarorganisation – Managed Training Services für einen großen Automobilzulieferer

Ausgangssituation

Das Unternehmen wollte die Seminarorganisation an einen externen Dienstleister vergeben.
Unser Mitarbeiter sollte direkt beim Auftraggeber angesiedelt sein zu Arbeitszeiten, die dessen internen Bedürfnissen entsprechen. Der eingespielte Workflow im Unternehmen sollte genutzt werden.
Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen zwischen den Partnern wurden klar definiert
Die gesamte Leistung wurde in einem Pflichtenheft ausführlich beschrieben.

Aufgabenstellung

Es werden einige Hundert Veranstaltungen aus ca. 40 Seminartypen pro Jahr betreut.
Dabei geht es im Wesentlichen um die Seminarorganisation, das Ressourcenmanagement und die Teilnehmerbetreuung. Mitarbeit bei der Planung des jährlich erscheinenden Seminarprogramms und dessen Eingabe ins Intranet sind ebenfalls Teil der Aufgabe, für die ein Mitarbeiter in Vollzeit tätig ist. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall stehen zwei weitere Mitarbeiter als Back Up zur Vertretung bereit.

Vorgehensweise

Vorbereitung der Seminare

  • Anlegen von Maßnahmen und Veranstaltungen
  • Terminabsprache mit Referenten
  • Management der Hotelbuchungen
  • Bearbeitung von organisatorischen Seminaranfragen
  • Buchung und Stornierung von Teilnehmern
  • Versand interner Werbung für Seminare
  • Vorausschauende Kontrolle des Seminarstatus und evtl. Stornierung
  • Zusammenarbeit mit fachlichen Beratern, Buchungsberechtigten, sowie internen und externen Ansprechpartnern
  • Raummanagement (Reservierung von Seminarräumen und Ressourcen)

Durchführungsphase

  • Kontaktieren der Referenten und konkrete Abstimmung
  • Cateringorganisation
  • Bestellung von Seminarunterlagen, bzw. Weiterleitung zur Vervielfältigung
  • Raumvorbereitung (Kontrolle und Bereitstellung der erforderlichen Ausstattung)

Nachbereitung der Seminare

  • Rechnungskontierung
  • Kontrolle der Teilnehmerlisten
  • Verwaltung der Seminardokumente
  • Erstellung von Auswertungen und Statistiken
  • Abrechnung monatlich nach detaillierter Aufstellung zur vereinbarten Seminarpauschale

Klocktwee die Agentur für Managed Training Services, Events und Conferences der GRUNDIG AKADEMIE GRUPPE in Hamburg.

Klocktwee Managed Training Services (MTS) beinhaltet das Veranstaltungs-, Location-, Teilnehmer- und Trainermanagement.

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